Kantor
A. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) kantor memiliki arti gedung, ruang atau tempat untuk melakukan pekerjaan organisasi (perusahaan). Namun jika dilihat dari asal kata, kantor dalam bahasa Belanda, yaitu Kantor yang berarti 3 hal, yaitu:
1. Ruang atau kamar kerja atau ruang tulis.
2. Ruang tempat seorang pengusaha dan staf melakukan aktivitas-aktivitas usaha pokoknya.
3. Instansi, badan, jawatan, atau perusahaan.
Jika didefinisikan secara dinamis kantor, yaitu kearah aktivitas kerja yang dilakukan oleh sekelompok orang guna mencapai tujuan tertentu. Kantor secara statis dapat didefinisikan, yaitu berupa sebuah tempat yang bisa berbentuk ruangan, gedung, atau alamat web.
B. Fungsi Kantor
1. Menerima Informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan terkait kegiatan bisnis.
2. Merekam Informasi
Kantor berfungsi merekam informasi sebagai alat bukti dan kebutuhan manajemen perusahaan.
Kantor berfungsi merekam informasi sebagai alat bukti dan kebutuhan manajemen perusahaan.
3. Mengatur Informasi
Kantor mengatur berbagai informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan.
Kantor mengatur berbagai informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan.
4. Memberi Informasi
Kantor memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan.
5. Melindungi Asset/Harta
Kantor melindungi harta/asset, baik tempat penyimpanannya ataupun isinya.
C. Pengertian Administrasi Perkantoran
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda , yaitu admistratie yang meliputi kegiatan mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (cirecial work). (Suwarno Handayaningrat,1988:2)
Administrasi perkantoran ialah ilmu yang ditunjukan guna merencanakan, mengarahkan, mengorganisasikan dan menggerakan sumber daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi guna mencapai tujuanyang telah ditetapkan sebelumnya.
D. Unsur-unsur Administrasi
Unsur-unsur mutlak administrasi, di antaranya:
1. Sekelompok orang
2. Kerja sama
3. Tujuan tertentu
E. Kegiatan kantor
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor, meliputi:
- Perencanaan gedung
- Tata ruang kantor
- Penerangan/cahaya
- Ventilasi
- Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
- Anggaran perkantoran
- Standar kualitas kerja
- Sistem Informasi dan telekomunikasi
b. Pengoraganisasian (Organizing)
Pengorgaisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi oragnisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:
- Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
- Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan.
- Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan.
c. Pengarahan (Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah sebuah kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis, meliputi:
- Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
- Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
- Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
- Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran meliputi:
- Penggunaan peralatan dan perabot kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Kualitas pekerjaan kantor
- Pelayanan kantor
- Waktu
- Biaya perkantoran
Kantor memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan.
Kantor melindungi harta/asset, baik tempat penyimpanannya ataupun isinya.
C. Pengertian Administrasi Perkantoran
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda , yaitu admistratie yang meliputi kegiatan mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (cirecial work). (Suwarno Handayaningrat,1988:2)
Administrasi perkantoran ialah ilmu yang ditunjukan guna merencanakan, mengarahkan, mengorganisasikan dan menggerakan sumber daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi guna mencapai tujuanyang telah ditetapkan sebelumnya.
D. Unsur-unsur Administrasi
Unsur-unsur mutlak administrasi, di antaranya:
1. Sekelompok orang
2. Kerja sama
3. Tujuan tertentu
E. Kegiatan kantor
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor, meliputi:
- Perencanaan gedung
- Tata ruang kantor
- Penerangan/cahaya
- Ventilasi
- Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
- Anggaran perkantoran
- Standar kualitas kerja
- Sistem Informasi dan telekomunikasi
b. Pengoraganisasian (Organizing)
Pengorgaisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi oragnisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi:
- Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
- Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan.
- Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan.
c. Pengarahan (Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah sebuah kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis, meliputi:
- Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
- Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
- Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
- Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran meliputi:
- Penggunaan peralatan dan perabot kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Kualitas pekerjaan kantor
- Pelayanan kantor
- Waktu
- Biaya perkantoran
F. Tujuan Administrasi Perkantoran
1. Untuk mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien.
2. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar.
3. Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan.
4. Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien.
5. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap pegawai kantor.
6. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat terlaksana secara efisien dan efektif.
1. Untuk mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien.
2. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar.
3. Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan.
4. Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien.
5. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap pegawai kantor.
6. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat terlaksana secara efisien dan efektif.
Comments
Post a Comment